GreetScribe-tietojenkäsittelysopimus
Versio: 2.0
Päivitetty: 2026-09-20
Palvelun tarjoaja: Qevinto Oy
Tämä Tietojenkäsittelysopimus on osa Tilausta, johon se on sisällytetty. Uuden version julkaiseminen ei muuta takautuvasti olemassa olevaa allekirjoitettua sopimusta. Se sääntelee Qevinton Asiakkaan lukuun suorittamaa Asiakkaan Henkilötietojen käsittelyä.
1. Osapuolet, roolit ja soveltamisala
Asiakas on rekisterinpitäjä henkilötiedoille, joita käsitellään sen vieraspalvelu- ja majoitus- tai matkailutoiminnan tarkoituksiin. Qevinto Oy (Y-tunnus 3583823-3, Sarkakatu 3 F23, 96460 Rovaniemi, Suomi) on sen käsittelijä.
Asiakkaan Henkilötiedoilla tarkoitetaan henkilötietoja, joita Qevinto käsittelee Asiakkaan lukuun Palvelun kautta. Yleisen tietosuoja-asetuksen (GDPR) termeillä on asetuksen (EU) 2016/679 mukaiset merkitykset.
Qevinto on erillinen rekisterinpitäjä omalle liiketoiminnan hallinnolleen, lakisääteisille tallenteilleen ja itsenäisesti määrittämilleen tuotekehitystarkoituksille, jotka kuvataan tietosuojaselosteessa. Tuo itsenäinen kehittäminen ei ole tämän Tietojenkäsittelysopimuksen mukainen ohje, eikä yleinen oikeus parantaa Palvelua valtuuta siihen. Vakiomuotoinen palvelujärjestely ei perusta yhteisrekisterinpitäjyyttä.
2. Käsittelyn kuvaus
| Vaadittu osatekijä | Sovittu käsittely |
|---|---|
| Kohde | Asiakkaan GreetScribe-vieraspalvelun, tietosisällön, määritettyjen integraatioiden ja niihin liittyvän tuen toiminta. |
| Kesto | Käsittelypalvelujen voimassaoloaika, jota seuraa palautus tai poisto ja mahdollinen lain edellyttämä säilyttäminen kohdan 10 mukaisesti. |
| Luonne | Kerääminen, tallentaminen, säilyttäminen, haku, päättely käytössä ollessaan, järjestäminen, valtuutettu siirto, vienti ja poisto. |
| Tarkoitukset | Vieraiden kysymyksiin vastaaminen, varausavun tarjoaminen, asiakkaan valitsemien kulkujen käyttäminen, niiden luotettavuuden ja turvallisuuden ylläpito sekä tuen tarjoaminen dokumentoitujen ohjeiden mukaan. |
| Rekisteröidyt | Vieraat, asiakkaan henkilöstö ja henkilöt, joiden tietoja Asiakas laillisesti toimittaa sisällössä tai tukiaineistossa. |
| Tietotyypit | Viestit ja vastaukset, keskustelu- ja istuntotunnisteet ja -tapahtumat, varaustoiveet ja -päivät, henkilömäärät, valitut palvelut, valinnaisen yhteydenottopyynnön nimi, sähköposti ja puhelin, asiakkaan sisältö, asiaan liittyvät tekniset tiedot ja integraatiometatiedot. |
| Arkaluonteiset tiedot | Ei pyydetä vakiopalvelussa. Vapaamuotoinen teksti voi sisältää niitä; osapuolten on minimoitava satunnaisesti esiintyvät arkaluonteiset tiedot ja käsiteltävä niitä asianmukaisesti. Niihin ei synny itsenäistä kehittämisoikeutta. |
| Asiakkaan oikeudet ja velvollisuudet | Määrittää laillinen tarkoitus ja oikeusperuste, antaa ilmoitukset, antaa lailliset ohjeet ja oikeat tiedot, hallita valtuutettuja käyttäjiä ja integraatioita, tehdä yhteistyötä oikeuksia ja tietoturvaa koskevissa asioissa sekä käyttää jäljempänä kuvattuja tiedonsaanti-, tarkastus- ja palautus- tai poisto-oikeuksia. |
3. Dokumentoidut ohjeet
Qevinto käsittelee Asiakkaan Henkilötietoja ainoastaan Asiakkaan dokumentoitujen ohjeiden mukaan, mukaan lukien kansainvälisten siirtojen osalta, ellei unionin tai jäsenvaltion laki toisin edellytä. Siinä tapauksessa Qevinto ilmoittaa asiasta Asiakkaalle ennen käsittelyä, ellei kyseinen laki kiellä ilmoittamista tärkeän yleisen edun vuoksi.
Ohjeisiin kuuluvat Tilaus, tämä Tietojenkäsittelysopimus sekä Asiakkaan valtuutetut palvelumääritykset ja kirjalliset tukiohjeet. Qevinto ilmoittaa Asiakkaalle välittömästi, jos ohje sen näkemyksen mukaan rikkoo sovellettavaa tietosuojalainsäädäntöä, eikä toteuta kyseistä ohjetta niin kauan kuin asia on ratkaisematta.
Asiakkaan Henkilötietoja ei saa käyttää Qevinton itsenäiseen kehittämiseen, mainontaan, myyntiin tai mallien kouluttamiseen näiden käsittelijäohjeiden nojalla. Asiakkaan ilmoittaman palveluvirheen korjaaminen sen ohjeiden mukaan on eri asia kuin Qevinton erillisen kehitysaineiston rakentaminen.
4. Henkilöstö ja tietoturva
Qevinto varmistaa, että tietoja käsittelemään valtuutettuja henkilöitä sitoo salassapitovelvollisuus tai asianmukainen lakisääteinen velvoite ja että he saavat pääsyn tietoihin vain työnsä edellyttämässä laajuudessa.
Ottaen huomioon uusimman tekniikan, toteuttamiskustannukset, käsittelyn riskit ja tietojen luonteen Qevinto toteuttaa asianmukaiset 32 artiklan mukaiset tekniset ja organisatoriset toimenpiteet. Tietoturvaseloste kuvaa toteutetun arkkitehtuurin ja sen rajat. Toimenpiteisiin kuuluvat asiakaskohtaisesti rajattu taustajärjestelmän käyttöoikeustarkistus, erilliset hallinta- ja ajoympäristön tietokantayhteydet, tuettu monivaiheinen todennus ja avainkooditodennus (passkey), hallittu salaisuuksien käyttö, syöte- ja alkuperätarkistukset, rajatut ulkoiset pyynnöt ja kerroksittainen väärinkäytösten torjunta.
Qevinto arvioi toimenpiteidensä tehokkuutta. Tämä kuvaus ei lupaa mitään tiettyä sertifiointia, keskeytymätöntä saatavuutta tai varmuuskopioiden välitöntä poistamista. Sovitun suojan tason olennaiset heikennykset edellyttävät asianmukaista ilmoitusta ja käsittelyä sopimuksen mukaisesti.
5. Alikäsittelijät
Asiakas antaa yleisen kirjallisen valtuutuksen käyttää alikäsittelijäluettelossa mainittuja asiakastietojen alikäsittelijöitä niille ilmoitettuihin tehtäviin.
Qevinto ilmoittaa aiotusta lisäyksestä tai korvaamisesta kirjallisesti vähintään 30 päivää etukäteen ja kuvaa ilmoituksessa alikäsittelijän tehtävän, sijainnin ja mahdolliset olennaiset siirtoja koskevat muutokset. Asiakas voi vastustaa muutosta kohtuullisin tietosuojaperustein tuon ilmoitusajan kuluessa. Pelkkä julkaiseminen verkkosivustolla ei korvaa ilmoitusta Asiakkaan nimeämälle yhteyshenkilölle.
Osapuolet pyrkivät hyvässä uskossa ratkaisemaan vastustuksen tietojen, suojatoimien tai kohtuullisen vaihtoehdon avulla. Qevinto ei ohjaa vastustuksen kohteena olevia Asiakkaan Henkilötietoja ehdotetun palveluntarjoajan kautta niin kauan kuin ajoissa esitetty vastustus on ratkaisematta. Jos kohtuullista ratkaisua ei ole saatavilla, kumpi tahansa osapuoli voi päättää vaikutuksen kohteena olevan käsittelypalvelun ennen muutosta, jolloin kyseisen palvelun käyttämättä jääneet ennakkoon maksetut maksut palautetaan oikeasuhteisesti.
Qevinto asettaa jokaiselle alikäsittelijälle tietosuojavelvoitteet, jotka vastaavat tämän Tietojenkäsittelysopimuksen asiaankuuluvia velvoitteita, mukaan lukien riittävät takeet asianmukaisista toimenpiteistä. Qevinto vastaa Asiakkaalle näiden velvoitteiden täyttämisestä 28 artiklan 4 kohdan edellyttämällä tavalla.
6. Kansainväliset siirrot
Qevinto ei siirrä Asiakkaan Henkilötietoja ETA-alueen ulkopuolelle ilman dokumentoitua valtuutusta ja sovellettavaa yleisen tietosuoja-asetuksen (GDPR) V luvun mukaista siirtomekanismia. Ennen vakiosopimuslausekkeisiin nojaamista Qevinto arvioi, ovatko täydentävät suojatoimet tarpeen, ja toteuttaa ne vaaditulla tavalla.
Hosting-alue ei sinällään määritä kaiken palveluntarjoajan tuen tai edelleenkäsittelyn sijaintia. Qevinto antaa pyynnöstä saataville asiaankuuluvat siirtoja koskevat tiedot ja suojatoimet lainmukaisten luottamuksellisuussuojien rajoissa. Asiakkaan ohjaamat ulkoiset integraatiot dokumentoidaan erikseen Qevinton nimeämistä alikäsittelijöistä.
7. Avustaminen ja oikeuksia koskevat pyynnöt
Käsittelyn luonne huomioon ottaen Qevinto avustaa Asiakasta asianmukaisin teknisin ja organisatorisin toimenpitein rekisteröityjen pyyntöihin vastaamisessa. Se välittää asiaankuuluvat vieraiden pyynnöt Asiakkaalle ilman aiheetonta viivytystä eikä päätä Asiakkaan vastauksesta, ellei sitä ole siihen valtuutettu tai laki sitä edellytä.
Qevinto avustaa tietoturvassa, tietoturvaloukkauksista ilmoittamisessa, tietosuojaa koskevissa vaikutustenarvioinneissa ja ennakkokuulemisessa 32–36 artiklan mukaisesti ottaen huomioon sen käytettävissä olevat tiedot. Julkinen itsepalvelupoistopainike ei ole edellytys pyynnön esittämiselle; pyynnöt voidaan ohjata osoitteen contact@qevinto.com kautta.
8. Henkilötietojen tietoturvaloukkaukset
Qevinto ilmoittaa Asiakkaalle ilman aiheetonta viivytystä saatuaan tietää Asiakkaan Henkilötietoihin vaikuttavasta Henkilötietojen Tietoturvaloukkauksesta.
Ilmoituksessa kuvataan, sitä mukaa kuin tietoja on saatavilla, loukkauksen luonne, vaikutuksen kohteena olevien henkilöiden ja tietueiden ryhmät ja arvioidut määrät, yhteyspiste, todennäköiset seuraukset sekä toteutetut tai ehdotetut toimenpiteet. Puuttuvat tiedot voidaan toimittaa vaiheittain ilman aiheetonta lisäviivytystä. Qevinto tekee yhteistyötä Asiakkaan tutkinnassa ja lakisääteisissä ilmoituksissa.
Palveluvirhe tai epäilty tietoturvatapahtuma ei välttämättä ole Henkilötietojen Tietoturvaloukkaus. Qevinto arvioi tapaukset sen sijaan, että se rinnastaisi jokaisen teknisen hälytyksen ilmoitettavaan loukkaukseen.
9. Tiedot ja tarkastukset
Qevinto antaa saataville kaikki tiedot, jotka ovat tarpeen 28 artiklan noudattamisen osoittamiseksi, sekä sallii Asiakkaan tai sen valtuuttaman tarkastajan suorittamat tarkastukset, mukaan lukien tarkastuskäynnit, ja osallistuu niihin.
Osapuolet voivat sopia kohtuullisista ilmoitusaikaa, luottamuksellisuutta, tietoturvaa, ajoitusta ja häiriöttömyyttä koskevista suojatoimista. Olemassa olevaa näyttöä ja etätarkastusta tulisi käyttää, kun ne riittävät. Rajoitukset eivät saa tehdä lakisääteistä oikeutta tyhjäksi, estää välttämätöntä tietoturvatapaukseen liittyvää tarkastusta tai rajoittaa valvontaviranomaista. Mahdollisista kohtuullisista maksuista lisäavusta tai poikkeuksellisen raskaasta tarkastuksesta sovitaan etukäteen, eivätkä ne saa tehdä oikeutta tehottomaksi.
10. Palautus, poisto ja varmuuskopiot
Asiakkaan valinnan mukaan Qevinto palauttaa tai poistaa Asiakkaan Henkilötiedot käsittelypalvelujen päättymisen jälkeen ja poistaa olemassa olevat kopiot, ellei unionin tai jäsenvaltion laki edellytä säilyttämistä. Qevinto ilmoittaa lakisääteisen vaatimuksen, kun se on sallittua.
Asiakkaan tulisi pyytää vientiä ennen kuin tavallinen säilytys poistaa taustalla olevat tiedot. Vientipyyntö ei tarkoita, että aiemmin vanhentuneet tiedot voitaisiin palauttaa. Osapuolet järjestävät turvallisen palautusmuodon ja poistumisohjeiden joutuisan toteutuksen.
Varmuuskopiot pysyvät suojattuina, rajattuina palautus- tai oikeudelliseen välttämättömyyteen, ja ne vanhenevat sovellettavan kiertonsa mukaan. Niitä ei säilytetä itsenäistä kehittämistä varten. Jos varmuuskopio palautetaan, soveltuvat poisto-ohjeet on toteutettava uudelleen ennen tavallisen käsittelyn jatkamista. Qevinto vahvistaa toteutuksen ja yksilöi mahdolliset jäljelle jäävät lain edellyttämät tai kierrossa olevat varmuuskopiot sekä niiden hävittämisperusteen.
11. Säilytysohjeet
Tavalliset vieraskeskustelu-, istunto- sekä yhteydenottopyyntöjen ja lähtevien viestien tiedot noudattavat oletusarvoista 30 päivän säilytysaikaa luomisesta, ja poistokelpoiset vanhentuneet tiedot poistetaan päivittäisessä poistossa. Määritetty nimenomainen ohje tai säilytysrajoitus voi muuttaa tiedon käsittelyä. Poistosta pois jätetyllä tiedolla ei ole automaattista vanhenemista, ellei sitä ole erikseen määritetty.
Yleistä 24 kuukauden säilytyssääntöä ei ole. Qevinto ei tulkitse puuttuvaa vanhenemista tai teknistä pidätystä lailliseksi luvaksi säilyttää tietoja toistaiseksi. Pidempi säilytys edellyttää dokumentoitua laillista ohjetta tai lakisääteistä vaatimusta sekä säännöllistä uudelleenarviointia.
Toiminnallisilla, tili-, loki- ja varmuuskopiotiedoilla on erilliset tarkoitukset ja elinkaaret, jotka kuvataan tietosuojaselosteessa. Palveluntarjoajien tunnisteet on peruutettava tai poistettava, kun niitä ei enää tarvita. Qevinton itsenäistä kehittämistä varten tehdyt erilliset kopiot eivät kuulu tähän käsittelijän käsittelyn kuvaukseen, ja niihin sovelletaan tietosuojaselosteen lisärajoituksia.
12. Tekoäly ja asiakkaan hallitsemat integraatiot
Scaleway Generative APIs tuottaa vakiomuotoisen tekoälypäättelypolun. Pyynnöt sisältävät nykyisen kysymyksen, järjestelmäohjeet ja valitun tietosisällön; valinnainen upotuksiin perustuva haku käsittelee lisäksi upotettavan tekstin. Tuossa sisällössä olevat tunnistetiedot voivat välittyä. Katso tekoälyn käyttöä koskeva seloste.
Asiakkaat vastaavat edelleen valitsemistaan ulkoisista varaus- ja maksujärjestelmistä sekä ohjeistaan tietojen jakamisesta näihin järjestelmiin. GreetScribe ei kerää vieraiden maksukorttitietoja eikä päätä varausten tai maksujen hyväksymisestä.
13. Etusija, muutokset ja yhteystiedot
Tämä Tietojenkäsittelysopimus on etusijalla Asiakkaan Henkilötietojen käsittelyssä, kun yleinen kaupallinen ehto on ristiriidassa sen kanssa. Mikään tässä ei rajoita rekisteröidyn tai valvontaviranomaisen lakisääteisiä oikeuksia.
Hyväksytyn Tietojenkäsittelysopimuksen muutokset edellyttävät sopimuksen sovellettavaa muutosmenettelyä; pelkkä uuden sivun julkaiseminen ei korvaa sitä. Alikäsittelijöiden muutokset noudattavat kohtaa 5.
Yhteystiedot: contact@qevinto.com. Aiempi julkaistu versio (englanniksi).